作業効率をあげるデスクトップの使い方【現役マネージャー直伝】

ライフハック

作業、仕事の効率をあげるデスクトップ使用法

こんにちは、毎週デスクトップの断捨離をしている、いちです

こんな人に読んでもらいたい

仕事の効率を上げたい!

デスクトップがごちゃごちゃでファイルを探すのに時間がかかる

簡単に効率を上げたいけど、なにをしたらいいかわからない

デスクトップがごちゃごちゃだと、仕事の効率が下がってしまいます

では対策を打っていきましょう

デスクトップの整理

まずはデスクトップを整理しましょう

オススメの方法は

  1. フォルダを作ります
  2. デスクトップのすべてのファイルをしまいます
  3. デスクトップにきれいな風景や気に入ってるキャラなど、テンションが上がる画像を設定します

説明していきます

①フォルダを作ります

フォルダの名前は適当でいいです

②デスクトップのすべてのファイルをしまいます

③デスクトップにきれいな風景や気に入ってるキャラなど、テンションが上がる画像を設定します

ね!簡単にきれいになりました

これ以降は、ファイルやショートカットを使った時に、また使うならデスクトップに移すようにます

逆に使わなくなったら、デスクトップから消します

デスクトップは常にきれいにしておきましょう

デスクトップの使い方(ルール)

次にデスクトップを使用するためのルールを決めましょう

  1. どの場所にファイルを置くか
  2. ファイルの名前をつけるルール
  3. 終わった仕事のファイルをどこに置くか

具体的には

①どの場所になにのファイルを置くか

私は左に今進捗中のファイル

真ん中にリンク集、厳選したショートカット

右に終わった資料入れ

で、やっています

②ファイルの名前をつけるルール

のちのちファイルを探しやすいようにルールを決めましょう

私は 20/5/25 ブログデータ DT割振

のように、

作成日、大分類、ファイルの内容

で作っています

③終わった仕事のファイルをどこに入れるか

私は終わった仕事のファイルを2つの場所に、保存するようにしています

1つは納品先

上司であったり、共有先であったり、業者さんであったりです

もう1つは、自分のデスクトップの終了案件フォルダです

以外と過去ファイルから引用や、構成、フォーマットをもらうことってありませんか?

元ファイルの場所に探しに行くのがめんどくさいのでこのやり方になりました

確実に仕事、作業が早くなります

デスクトップを利用して効率を上げる方法

上に書いた2つでも効率は上がっていると思いますが、これをやればさらに効率が上がっていきます

  1. 仕事を30分単位に区切ります
  2. Outlookの予定表に入れます
  3. 25分作業をします
  4. デスクトップに切り替えます
  5. ほっこりします
  6. 作業を振り返ります

説明していきます

①仕事を30分単位に区切る

人間は25分以上集中できない脳の構造らしいです

後、あまり長い時間だと、振り返りがむずかしくなります

なので仕事、作業を30分1単位にして仕事を進めます

②Outlookの予定表に入れます

Outlookの予定表は30分単位になってますので、使いやすいです

③25分作業をする

Outlookのスケジュールに入れておけば教えてくれます

④画面をデスクトップに切り替える

デスクトップ表示ボタンを押してデスクトップを見ます

⑤ほっこりします

いったん作業、仕事のことは忘れて気持ちをリセットします

上記③→④→⑤を繰り返して4セットやったら長めの休憩を取ります

これを繰り返すことで、仕事の時間の見積り、納期に終わらせるスピード、集中力の回復が鍛えられます!

効率があがるデスクトップの使い方の まとめ

まずはデスクトップをきれいにする

そしてデスクトップの画像を

モチベーションを保てるもの

テンションが上がるもの

リラックスできるもの

に変える

後は仕事をこまぎれにして、作業、仕事のあいまでデスクトップに戻って、脳をリセットしましょう

最後まで読んでくれてありがとうございます

今回紹介したことが少しでもみなさんの役に立ったらうれしいです

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